6 Gmaili trikid, mida peaksite juba kasutama, kuid tõenäoliselt mitte

Ükskõik kui loominguline olete või kui raske te töötate, on üks ebameeldivus, mis pakstab paljudele töötajatele tootlikkust: e-post.

Ilma selle imelise ja mitte niivõrd kaasaegse tehnoloogia, enamus meie töökohti oleks vaevalt olemas. Kuid enamikel päevadel tundub e-posti sõnum kui midagi enamat kui hiiglaslik aeg imemiseks ja peaaegu lõpuks käimasolev ülesannete nimekiri.

See pole kunagi nii olnud!

Ma olen Google'i toodete tohutu geek, seega olen kursis Gmaili võimalustega. Ma olen alati hämmeldunud, kui keegi kaebab, kui palju e-kirju nad saavad ja kui raske on seda hallata.

See pole nii raske. Sa pead lihtsalt kasutama oma käsutuses olevaid tööriistu.

Ma olen kogunud oma lemmik vähe kasutatud näpunäiteid, trikke ja tööriistu, mis muudavad Gmaili hõlpsamaks, kuna see on rakendus, mida ma kasutan ja see on töö- ja isiklike kontode jaoks tavaline.

Kui kasutate teist e-posti rakendust, tõlgendatakse mõnda nendest nõuannetest või võite leida sarnaseid seadeid või tööriistu. Kui ei ... minge Gmaili. Miks sa juba ei kasuta seda? Siia pardal. Ma ei saa toodet piisavalt evangeliseerida.

Siin on kuus võimalust oma postkasti deklareerida, oma tööaega tagasi võtta ja oma tööviljakust töökohas, vabakutselisena või oma isiklikus elus suurendada:

1. Seadistage oma postkasti

Selle Gmaili seade abil saate oma postkastis vahekaarte lubada või keelata: peamine, sotsiaalne, reklaam, värskendused ja foorumid.

Gmail liigitab automaatselt teie kirjad nendesse vahekaartidesse, nii et teil pole teie postkastis ühel päeval ühel tohutul hulgal.

Näiteks kui sa saad e-kirja postiloendi osana - näiteks uudiskirjaga, mis leiab aset vahekaardil Kampaaniad. Rakenduste registreeritud automaatsed sõnumid kuuluvad alla Värskendused.

Enamikul juhtudel ei ole need kiireloomulised sõnumid, nii et saate keskenduda sellele, millised maardlad teie primaarsesse postkasti jõuavad ja teistele vahelehtedele hiljem.

2. Loo etikette ja filtreid

Kui soovite postitada käsitsi või üksikasjalikumalt kui Gmaili vahelehed lubavad, saate seda teha sildiga.

Seadete "Sildid" all kuvatakse kõik vaikimärgised ja kõik teie loodud kohandatud kirjed.

Loo etiketid, mis aitavad teil e-posti sorteerida ja vaadata kindlat teemat puudutavaid teemasid - näiteks "Müügipiirkonnad".

Jaotises "Filtrid ja blokeeritud aadressid" saate luua filtreid, et sõnumeid automaatselt rakendada ja võtta teatud toiminguid.

Näiteks koostööd oma meeskonnaga Google'i dokumentide kaudu ja minu jaoks on kasulik saada meilisõnumeid toimetuste või kommentaaride kohta, mida toimetajad lahkuvad minu mustanditesse. Kuid nad läksid mu postkasti terveks päevaks, kui ma ei rüganud neid.

Ma seadsin sildi "Google Docs" ja filtri, et seda sildi rakendada kõigile aadressil docs.google.com saadetud kirjadele ja jätta sisendkausta vahele.

Nii et kõik minu dokumendihaldussignaalid on selle etiketil korralikult sorteeritud - nagu kaust - ja kui on aeg parandusi teha, võin selle kausta avada ja seda ülesannete loendina kasutada.

3. Mängi Gmaili laboritega

Gmaili laborid on eksperimentaalsed funktsioonid, mis lähevad teie postkasti kohandamisel kaugele. Leidke oma Gmaili seadetes oma laborit.

Väikesed puudused, nagu näiteks Märgi lugemisnupuks saab hõlpsasti liikuda aktiivse postkastiga.

ma kasutan Kinnitatud vastused, mis salvestab tavaliste sõnumite jaoks e-posti mallid - nagu näiteks potentsiaalse allika sissekanne - nii et mul pole vaja iga sõnumiga ratast taasluua. Saate luua kohendatud vastuse, et kiiresti ja järjepidevalt vastata ühistele küsimustele.

Mitu postkasti saate Gmaili avalehel näha sorteeritud meilisõnumeid, mitte vahekaartide või siltide taga.

The Eelvaate paneel aitab teil kiirelt kiiresti sirvida palju e-kirju, avage e-posti aadressi kõrval olev e-posti aadress nii, nagu oleksite töölaua e-posti klientidel.

4. Kasutage kolmanda osapoole teenuseid, et oma elu lihtsamaks muuta

Rakenduse seadete kõrval saate parandada oma postkasti kogemusi, lisades kolmanda osapoole rakendusi, pistikprogramme või brauseri laiendeid.

Boomerang Gmaili jaoks

Boomerang on üks minu lemmik Gmaili pluginad Firefoxi, Chrome'i või Safari jaoks, sest see kõik on teie aja kontrolli üle võtmine.

Esmaspäeval saatsite kliendilt meile, et peate neljapäeval toimuma koosolekul? Hankige see oma segaduses olevast postkastist välja ja seadke Boomerang tagastama neljapäeva hommikul.

Samuti võite Boomerangile saata teie meilisõnumi meeldetuletusena, et jälgida, kui te ei saa vastust. See on lihtne viis oma kontaktide peal hoidmiseks, ilma et peaksite oma postkastis vestlusi hoida või peate peksma teavet.

Kuid üks Boomerangi lahedamatest funktsioonidest on e-posti ajakavastamine hiljem saata.

Mulle meeldib ma saata oma e-kirjad tööpäeva lõpuks, kuid ei taha saada hulgaliselt vastuseid ja ülesandeid lõpuni. Boomerang lubab mul koostada oma aja jooksul kirjad ja ajakava, et neid minu kontaktide sisendkaustadele hiljem, nagu järgmisel hommikul, tabaks.

Sisendkaust Paus

Rääkides saadetiste meilidest, kas olete kunagi asunud oma kirjavahetusega tegelema, ainult selleks, et näha, kas nimekiri kasvab iga kord, kui olete lõpetanud ühe e-kirja ja pöörduma postkasti?

Gmaili lisandmoodul Inbox Pause peatab selle. Vajuta lihtsalt nuppu, et hoida uut kirju teie postkastis.Töötage oma lugemata loendiga ja klõpsake nuppu uuesti, et aktsepteerida uusi e-kirju (ja neid, mis saabusid, kui olete peatatud).

Unroll.me

Kas teie postkasti ületatakse e-posti tellimustega? Ma leian, et need on suurimad süüdlased, mis põhjustavad enamiku inimeste e-posti hullumeelsust.

Unroll.me puhastab teie postkasti oma e-posti tellimuste ettevalmistamisega iga päev ühes kohas. Saate ühe igapäevase e-kirja, mis sisaldab kõiki teie tellimusi, et saaksite hõlpsalt sirvida.

Lisa tekst

Chrome'i laienduse sisestamine töötab sarnaselt kompenseeritud vastustega, kuna saate salvestada mallid erinevate sõnumite jaoks. Kuid see läheb sammu edasi.

Kuigi Canned Responses täidab teie e-kirja kogu kirja salvestatud sõnumiga, võimaldab Insert Text lihtsalt sisestada tekstiosa ükskõik millises e-posti aadressis.

Kasutage seda oma allkirja kohandamiseks adressaadile, sisestage kontaktteave, mida te ei saa kunagi meeles pidada, või lisage oma firma standardseade ilma vormi e-kirja saatmata.

5. Juhtnuppude kontrollmärgid

See on hämmastav tähelepanek, et me oleme tänapäeval meie nutitelefonide jaoks kõik väga seotud — aga see on ka tõsi. Isegi aastatuhandena pean ma segadusse selle kohta, kui palju on mõned minu sõprade telefonid, aga minu iPhone võib ka vaadata kriketti, kui seda kontrollin.

Ma pole ühtegi sotsiaalset liblikat või tellijat juhtiv, kuid ma tean, et see pole ka see oluline. Nad pole lihtsalt oma teavitusseadeid värskendanud.

Soovitame teil sel nädalal 10 minutit teavitada, et märguandeid reguleerida kõik teie rakendused müra vaigistamiseks - aga hoidsin seda Gmaili nutitelefoni seaded.

Eraldi kontode haldamine

Esiteks võimaldab Gmaili rakendus ühendada mitu e-posti kontot ja teil on iga konto jaoks erinevad sätted.

See tähendab näiteks, et saate lülitada push-teated tervikuna välja ja saada oma telefonile isiklikku kirjavahetust. Või saate välja lülitada märguanded e-kirjale, mida kasutate, näiteks veebipood, kuid hoiavad neid oluliseks töökirjutuseks.

Piira Push Notifications

Teie Gmaili rakenduse igas kontol saate määrata teatised "Kõik uued e-kirjad", "Ainult esmane" või "Puudub".

Kui soovite saada oluliste sõnumite jaoks kättesaadavaks ilma hoiatusteta ülekoormatud, soovitame määrata "Ainult esmaseks".

See hoiatab teid, kui e-kiri läheb teie esmasesse postkasti alla, kuid jäta vahele teateid, mis on filtreeritud Kampaaniaid, värskendusi, sotsiaalseid või foorumeid.

Minge kaugemale ja proovige kõik e-posti märguanded välja lülitada. Andke oma aega oma e-kirja saatmiseks ainult siis, kui sina vali seda vaadata.

Või kui olete tõesti vaimukas, eemaldage oma nutitelefonist töömeel!

Ärge lubage märguandeid teid kontrollida

Ärge pillake silmi. Tead, seda tuleb öelda. Nutikas telefoni märguanded tõmbavad teid ootamatult kõikjal kellaajast sõltumata sellest, mida teete.

Nad kogunevad üles ja panevad tundma end hõivatuna ja olulisena ning stressi all hoida ja nad hoiavad teid ärkvel öösel ja muudavad tunnete, et teil pole aega oma lastele, koertele või taimedele mängida.

Kuid nad ei pea seda tegema.

Isegi kui olete oma ettevõtte jaoks täiesti eluliselt tähtis ja peate olema koheselt saadaval (enamik meist ei tee seda), võite oma telefoni seadete abil hõlpsalt kohandada oma päeva ilma vaevata.

Näiteks: Kas vajate helinat nii, et kõik kuuleksid teie hoiatust või oleks piisav vibratsioon?

Kas vajate isegi vibratsiooni või kas ekraanil kuvatakse hüpikaken sõnumit?

Kas teil on see hüpikaken tegelikult vajalik või kas teavitus lihtsalt teie teavituskeskuses elab, mida te ikkagi kontrollite iga kolme minuti järel?

Kas sa näed kuidas vaikne teie elu saab?

Lülitage märgid, mis rihavad umbes 1446 lugemata e-kirju. Valige vähe invasiivsed märguanded, mis lähevad välja, selle asemel, et nõuda teid, mis nõuavad teie tähelepanu, ning ära kasutada seadeid "Vaakum" või "Ärge häirida".

Ükski neist ei ole keeruline ega aeganõudev. Võtke mõni minut, et oma telefoni juhtida ja elate, hingata ja puhata paremini edasi.

6. Hangi e-posti teel!

Lõppkokkuvõttes on kõige olulisem meilisõnumi mõtteviis, mida ma võin pakkuda: kasutada seda nii vähe kui võimalik.

Kuigi e-post oli üks kiireim viis suhtlemiseks töökaaslastega, klientide või klientidega, on see praegu üks vähem efektiivseid.

Rakenduste tuhanded teevad nüüd tööd, mis varem e-posti teel kukkusid, ja teevad seda palju paremini!

Käimasolevatel vestlustel koos kaastöötajatega pääsete e-postist välja ja proovige vestlusrakendust nagu Slack, Google Hangouts või Maci sõnumid.

Koostöö ja tagasiside meeskonna projektide jaoks kasutage Google'i teisi rakendusi:

Dokumendid, lehed ja esitlused lase oma meeskonnal luua sisu, töötada ühes ja samas failis ning jälgida muudatusi ja kommentaare. Peata manuste saatmine e-posti teel.

Sõida võimaldab teil faile peaaegu igas formaadis üles laadida, salvestada, jagada ja alla laadida, nii et sa ei pea faile saatma e-posti teel.

Kalender aitab teil planeerida üritusi ja kohtumisi, jagades sõpradega teisi, nii et saate kiiresti näha, kui kõik on hõivatud või kättesaadavad - ja lõpetage postituste ettevalmistamine koosolekute planeerimiseks edasi-tagasi!

Vormid aitab teil luua anonüümset tagasisidet nii sisemiselt kui ka muul viisil või koguda teavet, nagu näiteks töötajate registreerumine sündmuste jaoks.

Meeskonna produktiivsuse, ülesannete ja projektide jälgimiseks proovige ühte neist tasuta rakendustest: Flow, Trello või iDoneThis.

Teie postkastis on lihtsaim viis hoida ära see, et see kõigepealt segab!

Teie omakorda: mida Gmaili kasutab, kas te kasutate, et olla tootlikumad tööl?

Dana Sitar (@danasitar) on Penny Hoarderi personali kirjanik. Ta on kirjutatud Huffington Posti, Entrepreneur.com, Writer's Digest'i jt kohta, proovides huumorit kõikjal, kus see on lubatud (ja mõnikord ka siis, kus see pole).